Kvitto eller orderbekräftelse i Shopify?

Kort svar: orderbekräftelsen är ett meddelande till kunden. Bokföringen behöver något annat.

Shopify skickar automatiskt en orderbekräftelse när någon handlar. Den är snygg, den kommer fram, och den innehåller vad kunden vill veta: vad de köpte, vad det kostade och när det skickas. Många handlare utgår från att den duger som underlag, ända tills någon frågar efter underlagen.

Den här texten förklarar skillnaden, vad ett försäljningsunderlag brukar behöva innehålla, och vilka vägar som finns för en Shopify-butik.

Vad orderbekräftelsen faktiskt är

Orderbekräftelsen är en avisering. Den bekräftar att en order tagits emot, och den är utformad för kundens skull.

Det ger den tre egenskaper som spelar roll här:

• Den har inget löpnummer i en serie. Den har ett ordernummer, vilket är något annat: ordernumret säger vilken order det gäller, inte vilket dokument i ordningen det är.
• Den delar inte upp momsen per skattesats. En order med både 25 och 12 procent visar ofta bara en total.
• Den ändras när mallen ändras. Byter du tema, redigerar aviseringen eller flyttar en rad, så ser nästa bekräftelse annorlunda ut. Och den du redan skickat finns bara i kundens inkorg.

Ingenting av det är fel i sig. Det är bara inte vad ett bokföringsunderlag är till för.

Vad bokföringen behöver av ett underlag

Bokföringslagen talar om verifikationer: affärshändelserna ska kunna följas, i ordning, och underlagen ska gå att arkivera. I praktiken brukar det innebära att ett försäljningsunderlag ska kunna visa

• vem som sålt — företagsnamn, adress, organisationsnummer och registreringsnummer för moms,
• när affärshändelsen inträffade och vad den avsåg,
• beloppen, med momsen uppdelad per skattesats,
• ett unikt nummer som gör dokumentet spårbart, i en serie utan luckor och utan dubbletter,
• och att dokumentet inte ändras i efterhand. Rättelser görs med ett nytt dokument, inte genom att skriva om det gamla.

Hur just din verksamhet ska lägga upp sin bokföring avgör du tillsammans med din redovisningskonsult. Listan ovan är det som brukar efterfrågas, inte ett besked om vad som gäller för dig.

Varför det märks först vid bokslutet

Problemet med underlag är att de saknas tyst. Butiken fungerar, ordrarna kommer in, pengarna landar — och ingenting säger ifrån.

Sedan ska året stämmas av, och frågorna kommer: Vad är momsen per skattesats i mars? Finns underlag för den här returen? Varför hoppar numreringen? Då är ordern ett halvår gammal, mallen har hunnit ändras, och det som ska rekonstrueras i efterhand är precis det som skulle ha dokumenterats när det hände.

Returer är den vanligaste överraskningen. En återbetalning är en egen affärshändelse och behöver ett eget underlag som hänvisar till den ursprungliga försäljningen. Att ändra i det gamla kvittot är inte ett alternativ — ett utfärdat dokument ska stå kvar som det var.

Vägarna som finns

Göra det för hand. Fungerar vid några enstaka ordrar i månaden, och slutar fungera ungefär när butiken börjar gå bra.

Bokföringsprogram med integration. Fortnox och Visma kan ta emot försäljningen, och har du redan en fullständig uppsättning som skapar och arkiverar rätt underlag behöver du förmodligen inget mer. Priset är kontomappning, momsuppsättning och ofta en konsult som kopplar ihop det.

En app som utfärdar dokumenten direkt i Shopify. Mindre att sätta upp, och underlaget skapas där försäljningen sker.

Vad Kvitto Korrekt gör

Kvitto Korrekt utfärdar ett kvitto för varje betald order i din Shopify-butik, automatiskt, och ett kreditkvitto vid återbetalning som hänvisar till originalet.

• Löpnummer i en obruten serie, utan luckor och utan dubbletter
• Momsen uppdelad per skattesats, räknad ur Shopifys egna belopp — appen redovisar momsen, den beräknar den inte
• Organisationsnummer, momsregistreringsnummer och säte på varje dokument
• Export av valfri period som arkiv: alla kvitton som PDF och momsen sammanställd per skattesats
• Dokumentet ändras aldrig. En rättelse blir ett nytt dokument

Appen läser inga personuppgifter om dina kunder — inget namn, ingen adress, ingen e-post — och skriver ingenting till din butik.

Du fyller i företagsuppgifterna en gång. Nästa betalda order får sitt kvitto.

Så kommer du igång · Installera från Shopify App Store

Kvitto Korrekt är ett hjälpmedel, inte rådgivning. Vilka underlag just din verksamhet behöver, och hur de ska bokföras, avgör du tillsammans med din redovisningskonsult.